C’est une plainte typique exprimée par les managers :

« Pourquoi ne puis-je pas obtenir les informations dont j’ai besoin à partir de mes rapports ERP ? »

Pour répondre à cette question, il est important de comprendre comment fonctionne le reporting standard des ERP et comment la manière dont les applications ERP stockent leurs données affecte les informations analytiques que vous pouvez en tirer.

Comment fonctionne le reporting standard des ERP

Les applications ERP sont « transactionnelles » ; elles sont conçues pour accélérer la saisie et le traitement d’éléments tels que les factures, les paiements et les projets. Les rapports ERP se concentrent généralement sur trois aspects du traitement transactionnel :

  1. Ce qui s’est passé (pistes d’audit). Par exemple, quelles commandes ont été passées, quels paiements ont été reçus, quels projets ont été lancés.
  2. Ce qui doit se passer. Par exemple, quelles factures doivent être émises, quels achats doivent être initiés, quels projets doivent être approuvés.
  3. Quel est le statut actuel. Par exemple, quels clients sont en retard, quels articles sont en dessous de leur niveau de stock de sécurité, quels projets sont en attente.

Ces informations sont indéniablement importantes. Cependant, la focalisation microscopique du reporting ERP entraîne un manque de KPIs globaux. Le reporting ERP se concentre sur ce qui se passe dans une entreprise, mais ne dit pas pourquoi cela se passe. Et le « pourquoi » est précisément ce que les managers, les cadres et les dirigeants de niveau C ont besoin de savoir.

Pourquoi le reporting ERP ne fonctionne pas pour la gestion

Les rapports ERP manquent de convivialité pour la gestion pour six raisons :

  1. Temps d’exécution excessif. Une prise de décision efficace ne peut pas attendre des heures ou des jours. Avec la quantité énorme de données stockées dans une application ERP, le reporting analytique est ralenti à un rythme d’escargot. Les rapports ERP traditionnels prennent des heures à s’exécuter ; les plus sophistiqués (tels que les analyses de tendances) prennent des jours.
  2. Données de mauvaise qualité. De mauvaises données entraînent de mauvaises décisions. Les bases de données ERP contiennent des erreurs, des omissions et des incohérences – des problèmes qui sont lents à détecter et encore plus lents à corriger. Les erreurs dans les enregistrements individuels sont amplifiées lorsqu’elles sont extrapolées et faussent les résultats des analyses basées sur les tendances.
  3. Métriques décentralisées. Des métriques de reporting incohérentes produisent des résultats contradictoires. Dans les rapports ERP, les KPIs sont définis au sein de chaque rapport, ce qui donne des résultats différents. Une « version unique de la vérité » devient impossible, et les entreprises peuvent adopter des stratégies qui nuisent plutôt que d’aider.
  4. ‘Quoi’ contre ‘Pourquoi’. Les détails excessifs des ERP masquent les causes sous-jacentes. Parce que les ERP se concentrent sur des détails de type audit, ils manquent d’agrégats et d’autres totaux basés sur les tendances et les performances. En conséquence, les rapports ERP manquent des statistiques « macro » en profondeur qui sont utilisées pour déterminer les stratégies d’entreprise.
  5. Personnalisation difficile. Les managers ne peuvent pas obtenir ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. Les rapports ERP ne sont pas conçus pour être élaborés par des utilisateurs non techniques. L’expertise d’un analyste ou d’un administrateur de bases de données est généralement requise, ce qui entraîne un retard de plusieurs semaines ou mois dans la livraison des rapports.
  6. Forage et regroupement limités. Les tendances ne sont pas toujours évidentes. Puisque les rapports ERP se concentrent sur les détails, le forage (drill-down) des enregistrements (et le regroupement) est limité à un niveau et la sélection des « mesures analytiques » (par exemple, mesurer les ventes par revenu, bénéfice brut ou COGS) est généralement codée en dur.

La solution : DataSelf Analytics – Analytique basée sur la BI

DataSelf Analytics combine deux technologies — l’optimisation des données et l’analytique basée sur la BI — pour atténuer les limites du reporting ERP standard. Le reporting basé sur la BI soutient les besoins analytiques des managers et des dirigeants de niveau C de la manière suivante :

  1. Exécution en moins de dix secondes. La technologie ETL+ de DataSelf extrait les données sources ERP, supprime les informations superflues et charge les résultats dans un entrepôt de données SQL Server optimisé.
  2. Nettoyage des données. Après avoir extrait vos données sources, ETL+ les nettoie – en supprimant les mauvaises données, en corrigeant les incohérences et en intégrant (en option) les données avec d’autres ensembles de données (par exemple, les données héritées).
  3. Métriques centralisées. Les calculs et formules de rapport sont définis sur un serveur centralisé, garantissant que tous les rapports utilisant une métrique spécifiée utilisent le même calcul pour cette métrique. Cela garantit une « version unique de la vérité » et une image non ambiguë de la performance d’une entreprise.
  4. ‘Quoi’ plus ‘Pourquoi’. La solution DataSelf exécute des milliers de calculs pour créer plus de 8 000 agrégats, KPIs et autres métriques critiques pour les managers et les dirigeants. Ceux-ci fournissent la perspective « macro » (et les prévisions prédictives) dont chaque entreprise a besoin.
  5. Conception de rapports simplifiée. En utilisant des modèles de données simplifiés, le personnel non technique peut créer et personnaliser ses propres rapports via une méthode conviviale de glisser-déposer. De plus, un moteur de requêtes en langage naturel permet la création de rapports via une interface de type recherche Google.
  6. Analytique supérieure. En tirant parti des meilleurs moteurs de business intelligence de l’industrie (Tableau et Power BI), les utilisateurs peuvent utiliser des outils tels que le forage infini (infinite drill-down) et la segmentation dynamique (slice-and-dice) pour aller au-delà des détails de ce que fait une entreprise, pour comprendre comment elle le fait – et pourquoi.

Les rapports fournis avec une application ERP sont conçus pour des utilisateurs tels que les commis comptables, les commerciaux et le personnel d’entrepôt. Ces personnes ont besoin d’une vue microscopique des détails ERP pour des tâches telles que le traitement des paiements, l’exécution des commandes et l’expédition.

Cependant, là où les rapports ERP standards échouent, c’est dans la fourniture d’une vue télescopique des activités commerciales de l’ERP. Cela fournit aux managers et aux dirigeants les informations nécessaires pour prendre les meilleures décisions commerciales au bon moment. La solution de reporting basée sur la BI de DataSelf fournit des analyses pour les deux groupes ; des informations au niveau des tâches pour l’efficacité opérationnelle et des informations au niveau des tendances et des performances pour l’intelligence stratégique et la prise de décision.